Taking it to the next level

Op 3 november hebben we met veel trots de nieuwe features in de Basecone Workflow beschikbaar gesteld. In het vorige Blog van mijn collega Marcel, hebben we gebruikers van Basecone proberen te informeren wat de eerste versie van de nieuwe Workflow module zou bevatten. Daarnaast staat opgenomen waarom we sommige keuzes hebben moeten maken en hoe we tot bepaalde oplossingen en/of beslissingen zijn gekomen.

Zoals op feature pagina voor de Basecone Workflow module staat vermeld, zijn de volgende hoofd-items beschikbaar gesteld:

  • Toewijzen van gebruikers die facturen dienen te beoordelen na het verwerken/boeken
  • Beoordelen van documenten in een nieuw, overzichtelijk en efficiënt scherm
  • Documenten on Hold zetten
  • Behouden van overzicht in de gehele workflow
  • Actie kunnen ondernemen op afgekeurde documenten

Op hoofdlijnen zijn dit de nieuwe functies voor de nieuwe Workflow module. Zoals gebruikelijk bij iedere (web)applicatie, zijn er veel verschillende wensen van diverse gebruikers. Vaak zijn de wensen terug te herleiden naar een aantal generieke behoeften van Basecone gebruikers. Dit blog speelt in op de vraag: “What’s next” waarbij ingegaan wordt op de behoeftes die wij hebben weten te onderkennen.

Graag neem ik u mee in hoe wij deze behoeften hebben proberen te vertalen naar features en uitbreidingen, waarvan sommige reeds gepland en anderen zelfs al in ontwikkeling zijn. Tot slot vertel ik graag meer over een natuurlijke ‘Add-on Module’ op onze nieuwe Workflow module, namelijk Workflow Automation.

What’s next?!

“Had ik die factuur nu al betaald…???”
Bijna alle boekhoudpakketten waarmee Basecone een integratie heeft gerealiseerd zijn voorzien van een (geautomatiseerde) betaalmodule. Hierbij is het mogelijk om ingevoerde inkoopfacturen betaalbaar te stellen en deze in één keer te betalen via een betaalbatch. Door de nieuwe Basecone Workflow is het belangrijk om connectie te houden met deze opties in de boekhoudpakketten om nog meer efficiency te realiseren, maar wel op een gecontroleerde manier.

De uitdaging voor Basecone ligt in het feit dat de integratie met de boekhouding van éénrichtingsverkeer is (van Basecone naar het boekhoudpakket) wat betreft de boeking. Alle gebeurtenissen die daarna plaatsvinden (definitief maken, verwerken etc) worden nooit meer gesynchroniseerd. Nu is dit juist van groot belang bij onze nieuwe module. Met betrekking tot betalingen heeft Basecone de volgende zaken in onderzoek of in ontwikkeling:

  • Via een instelling in Basecone kan gekozen worden om ALLE boekingen naar Twinfield (dit is een Twinfield specifieke optie) te markeren als ‘niet in betaalbatch’. Hierdoor voorkomt men dat nog niet beoordeelde facturen onterecht meegaan in een betaalbatch.
  • Bij het voltooien van de Workflow, kan (optioneel) worden gekozen om de status van het document automatisch aan te passen in Twinfield naar ‘Beschikbaar voor betaling’. Hierdoor komen alleen facturen voor op de betaaladvieslijst die daadwerkelijk het gehele proces hebben doorlopen.
  • Via de betaalcondities in Exact Online een verdere integratie realiseren met de betalingen. Wij onderzoeken momenteel de mogelijkheden om op deze wijze ervoor te zorgen dat facturen niet dubbel betaald kunnen worden of onterecht betaald worden.
  • In Unit4 Multivers verder onderzoek doen naar de mogelijkheden om boekingen te updaten met voldoende informatie om zodoende de betaalvoorstellijst te kunnen ‘controleren’.

Opschieten!!!

Er is niets vervelender dan facturen die blijven “hangen” bij de collega die deze moet beoordelen. Ook ik maak me hier dagelijks schuldig aan. In de huidige versie van de Basecone Workflow module hebben we een simpel herinneringsmechanisme via e-mail ingebouwd dat ervoor zorgt dat gebruikers er aan herinnerd worden dat er aantal documenten klaarstaat om beoordeeld te worden. Natuurlijk is het voor een gebruiker met de rol Autorisatiebeheerder heel goed mogelijk om het overzicht te bewaren, maar eventuele opvolging of bespoediging van het proces is nog niet mogelijk vanuit Basecone zelf en kan niet worden aangepast naar de voorkeur van deze gebruikers.

Op dit specifieke onderdeel hebben we de volgende uitbreidingen in de planning of reeds in ontwikkeling:

“Chasing”
Ik ontvang momenteel een vriendelijke e-mail (inmiddels bijna dagelijks) van mijn collega van de administratie of ik ajb wil opschieten met het beoordelen van de facturen die mijn aandacht behoeven. Basecone biedt in de nabije toekomst de mogelijkheid om gebruikers die in de workflow aan de beurt zijn – per document – een reminder te versturen. Deze reminder wordt verstuurd uit de mail-client van de gebruiker zelf, waarbij wij wel een voorstel doen en informatie bij de e-mail toevoegen.

Notificaties
In de huidige versie van de Basecone Workflow hebben wij reeds het fundament gelegd om notificaties in het algemeen te kunnen uitbreiden en flexibel te maken. Hierbij valt te denken aan de volgende uitbreidingen en/of toevoegingen:

  • Instellen van verschillende media zoals SMS, WhatsApp of Push notificaties naar een smartphone of tablet
  • Notificaties in Basecone zelf. Zodra je als gebruiker inlogt, tref je direct de belangrijkste reminders aan die nodig zijn om het proces efficiënt te laten verlopen
  • Frequentie: momenteel is het niet mogelijk om uitzonderingen te maken. Sommige gebruikers hebben nu eenmaal relatief snel een reminder nodig, anderen zijn doorgaans op tijd en behoeven niet zo’n strakke opvolging. Basecone wil via instellingen per gebruiker de mogelijkheid bieden om de frequentie in te stellen.

Workflow Automation

Momenteel behoeft iedere factuur die verwerkt wordt een handmatige toewijzing aan één of meerdere gebruikers met de rol Autorisator. Dit is een handmatige actie, waarbij veel herhaling optreedt. Uiteraard is hier veel efficiency in te behalen. Om die reden is de module ‘Workflow Automation’ reeds in de eerste fase van ontwikkeling. Deze module stelt gebruikers in staat om een procuratie-schema of Workflow te automatiseren en te beheersen.

De module is gebaseerd op ‘Flows’, ‘Filters’ en ‘Rules’. Op basis van een ingestelde Filter of Filters worden regels toegepast op de factuur die klaar staat om verwerk te worden. Met behulp van de factuurherkenning van Basecone zijn we dan in staat om regels toe te passen en te zorgen dat automatisch de juiste flow wordt voorgesteld in het boekingsscherm van Basecone. De Filters die we beschikbaar zullen stellen zijn Crediteuren en/of Bedrag.

Door dit eenvoudig instelbaar te maken kan een groot deel – of 100% – van de verwerking van facturen worden geautomatiseerd en zal op basis van een (procuratie-) schema iedere factuur door de juiste personen worden beoordeeld. Hierdoor worden bijvoorbeeld alle IT gerelateerde facturen met een factuurbedrag groter dan €12.000,00 altijd toegewezen aan de IT manager en CFO van een onderneming. Eénmaal goed instellen en Basecone doet de rest.

Dit is dus onder meer wat er bij ons staat onder het kopje ‘Next’. Ik denk dat dit stuk voor stuk mooie en nuttige toevoegingen zijn om het proces inzichtelijk en beheersbaar te houden en efficiënter te maken. Uiteraard is dit niet gelimiteerd, wij denken graag groter…. Dus stiekem kijken we al naar in Basecone betaalbatches maken of met één ‘swipe’ je factuur goedkeuren of afwijzen… Makkelijk, efficiënt en misschien zelfs een beetje leuk… 😉