Documenten scannen, herkennen en autoriseren voor professionals

Veel bedrijven hebben de eerste stappen gezet naar een geautoriseerd inkoopproces. Door het scannen van onkostennota’s en het laten autoriseren door de verantwoordelijke manager, wordt zowel door medewerkers als de manager veel tijdwinst geboekt. Wat is de vervolgstap? Hoe kan je je complete inkoopmanagement professioneel afhandelen en hoe draagt dit bij tot een soepele controle door de controlerend accountant? Lees meer over de voordelen van een integrale inkoopmanagement-aanpak tussen Basecone en Newbase online business software.

Handelsbedrijven en projectorganisaties willen meer
Voor handelsbedrijven en projectorganisaties houdt “professioneel inkoopmanagement” meer in dan digitaal nota’s verwerken. Zo willen grotere organisaties de zekerheid hebben dat tegenover elke ontvangen factuur een daadwerkelijke inkoopnota staat die de applicatie automatisch matcht. Zij willen eenvoudig kunnen controleren of de ontvangsten ook matchen met de factuur, en of de geleverde kwaliteit matcht met de inkoopnota. Hiermee voorkom je onjuiste betalingen, of het betalen van spookfacturen. Bovendien controleer je eenvoudig de ontvangen kwaliteit van de goederen op de overeengekomen specificaties van de inkoopnota. De controller / financieel manager heeft op elk moment inzicht in zijn cash-positie door een overzicht van nog te ontvangen facturen. Tevens weet hij / zij dan zeker dat er alleen een betaling plaatsvindt, als de juiste ontvangst heeft plaatsgevonden èn gecontroleerd is op kwaliteit van levering. Tenslotte kan de controller direct prijsverschillen constateren bij ontvangst en prijsverschillen op de inkoopfactuur, en heeft hij dit inzichtelijk in zijn financiële administratie.

Sinds 2015 levert Newbase aan haar klanten de integratie met Basecone. Het is inmiddels bijna niet meer voor te stellen hoe het inkoopproces zonder Basecone verloopt…!

Koppeling in de praktijk
De integratie binnen het inkoopproces sluit helemaal aan op een belangrijk uitgangspunt van Newbase, namelijk dat informatie slechts één keer wordt vastgelegd en dan altijd en overal beschikbaar is. De inkoopfacturen worden automatisch herkend op basis van de aangemaakte crediteuren in Newbase. Ook leveranciers die gewend zijn via het UBL-bestandsformaat facturen aan te leveren, worden direct herkend.

Voordelen voor de accountant
Specifiek voor accountants heeft Newbase ervoor gezorgd dat ook bij uw klanten die in uw persoonlijke Basecone cloud-omgeving draaien, de integratie tussen Basecone en Newbase perfect werkt. De link naar de betreffende inkoopfactuur wordt door Basecone naar Newbase meegenomen. Newbase zet deze link door naar Twinfield. Voordeel voor de controlerend accountant is de verbeterde efficiency, aangezien hij rechtstreeks de inkoopfactuur kan zien in Basecone. De accountant kan op een eenvoudige manier de volledigheid van het complete inkoopproces controleren, zonder een map of ordner te hoeven openen.

Complete proces, goed geregeld
Door middel van de automatische herkenning, het altijd actuele overzicht van nog te ontvangen facturen, en de volledige controle op ontvangst van goederen en de vastgelegde inkoopprijs, is de integrale oplossing tussen Basecone en Newbase niet meer weg te denken bij middelgrote ondernemingen.

Geschreven door:
Casper Haspels
Commercial Director van Newbase

Over Newbase
Newbase, gevestigd in Amsterdam, is producent van online bedrijfssoftware voor voorraadhoudende handelsbedrijven en professionele zakelijke dienstverleners. Newbase business software is volledig geïntegreerd met Twinfield en Basecone, en zorgt voor de complete en automatische workflow tussen uw factuurstromen, uw online boekhouding en uw bedrijfsprocessen in Newbase (Relatiebeheer, Inkoop, Verkoop, Voorraad, Projecten en (Field) Services). Met deze combinatie van applicaties in de cloud bent u volledig in staat de voordelen te plukken van een perfect georganiseerde bedrijfsautomatisering. Newbase is ISO-9001 gecertificeerd en levert de implementatie – inclusief training van de medewerkers – op voor een vast en vooraf afgestemd tarief.