Waarom zou je de documentenstroom digitaliseren?

Nu zijn er al vele blogs over geschreven en daarom heb ik de onderstaande tien redenen om te digitaliseren verzameld:

  1. Informatie wordt toegankelijker (24/7, altijd en overal online).
  2. Informatie uitwisselen en terugvinden (intern en extern) wordt makkelijker.(Niet langer zoekgeraakte stukken).
  3. Grote hoeveelheden informatie delen wordt eenvoudiger. (Alles staat op 1 plek in de cloud).
  4. Informatie analyseren wordt makkelijker. (Je kunt vanuit je rapportage tool bijvoorbeeld inzoomen tot aan de factuur).
  5. Digitaal werken is beter voor het milieu (Geen papier verspilling).
  6. Digitale informatie is makkelijker te automatiseren. (geen mailtjes meer printen maar direct verwerken).
  7. Digitaal werken betekent minder kosten voor kopiëren en fysieke opslag.
  8. Digitale werken zorgt voor minder fouten door mensen handen.
  9. Digitale informatie is makkelijker en sneller te verwerken.
  10. Digitaal werken maakt een bedrijf aantrekkelijk voor (jonge) werknemers, partners en klanten.

Ik heb de meest opmerkelijke er voor je uitgehaald, dus ik ga je bestoken met diverse constateringen uit verschillende onderzoeken.

IDC heeft onderzocht, dat door medewerkers gemiddeld 22% van de tijd op een werkdag besteed wordt aan het zoeken en creëren van documenten. Dit komt neer op bijna één werkdag per week!

Onderzoek van PriceWaterhouseCoopers onderschrijft dit nog wat specifieker, want hieruit blijkt dat een onderneming gemiddeld:

  • 19 kopieën maakt van ieder papieren document
  • 20 euro uitgeeft om ieder papieren document op te slaan
  • 120 euro uitgeeft aan het zoeken naar ieder fout opgeslagen document
  • 25 uur bezig is met het herstellen van ieder zoekgeraakt document
  • 10 procent van de omzet opgaat aan het verwerken van informatie
  • 7 minuten bezig is met het opzoeken en terugzetten van een document

Al het bovenstaande zorgt er dan al gauw voor dat je maar liefst 10% van je omzet uitgeeft aan het verwerken van informatie.

Schrik jij daar ook zo van? Nee? Dan hoor ik je ‘denken’: “Nou bij ons gaat deze vlieger niet op hoor. Wij werken efficiënt en weten precies waar de documenten zijn.”

Dan daag ik jou bij deze uit om dit te vertalen naar jouw organisatie en samen met mij het proces van de inkoopfactuur uit te schrijven. Ervaring leert mij dat dit tot verrassende resultaten kan leiden. Dus laten we eens zien hoe vaak jij (of jouw collega’s) in de praktijk het document in handen hebben.

In de onderstaande uitwerking ga ik uit van een standaard inkoopfactuur. Er hoeft slechts 1 persoon te ondertekenen voor akkoord. We laten het tussendoor opzoeken, of kwijtraken, van documenten voor het gemak achterwege. Tel je mee?

  1. De inkoopfactuur komt binnen met de post en moet dus uit de envelop gehaald worden. Of komt binnen per mail en deze printen we uit.
  2. De inkoopfactuur wordt in de het bakje – of de ordner te-boeken-facturen gestopt.
  3. Als we gaan boeken, wordt de inkoopfactuur uit de order/bakje te-boeken-facturen gehaald en geboekt in het systeem.
  4. De inkoopfactuur moet nog ondertekend worden voor akkoord, dus we stoppen deze in het bakje van de persoon die moet ondertekenen (en noteren dit, zodat we weten waar de factuur blijft).
  5. De inkoopfactuur komt binnen in ons postbakje, dus deze zoeken we uit en noteren dat de factuur retour is.
  6. We stoppen de ondertekende inkoopfactuur in het bakje/ordner te-betalen-facturen
  7. Zodra we gaan betalen, halen we de inkoopfactuur uit het bakje/ordner te-betalen-facturen en stoppen deze achter de verzamelbetaling die we zojuist hebben gemaakt. Deze gaat naar de directeur ter akkoord van de betaling.
  8. De verzamelbetaling is akkoord, dus deze zetten we door naar de bank. De verzamelbetaling leggen we apart.
  9. Zodra het bankafschrift is verwerkt met de verzamelbetaling, gaan we de achterliggende inkoopfacturen sorteren en in de order betaalde-facturen stoppen.
  10. Aan het begin van het nieuwe jaar moeten we archiveren, zodat het nieuwe boekjaar weer in de orders kan. We halen de huidige ordners dus leeg en stoppen dit in een archiefdoos en verplaatsen dit naar het archief.
  11. Na 7 jaar (of 10 jaar afhankelijk van de branche waarin je zit) mogen we het archief opschonen. Dus gooien we de archiefdozen met inkoopfacturen ouder dan 7 jaar weg.

Mijn omschrijving hierboven is gebaseerd op een gemiddeld proces bij ondernemingen, waar ik als administrateur heb gewerkt. Dit proces varieert uiteraard per bedrijf waardoor het korter of juist uitgebreider kan zijn. Maar zeg eens eerlijk, op minder dan 5 keer kom je vast niet uit toch?

Ik denk dat we daarmee wel kunnen vaststellen dat dit alles best veel tijd kost. Daarnaast is het voeren van de administratie vast niet jouw hobby. Maar het is een verplichting die hoort bij het voeren van een onderneming. Net als het voldoen aan de wettelijke bewaarplicht!

Wist jij dat, zodra je ook maar 1 factuur per mail ontvangt en deze print om te bewaren, je niet langer voldoet aan de bewaarplicht zoals deze door de Belastingdienst is gesteld?

U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op.

U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Er moet dan wel sprake zijn  van een juiste en volledige weergave van het origineel.

Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en bonnetjes niet te bewaren. 

Bron: Belastingdienst

Conclusie, de fysieke ordner voldoet dus niet meer!

Mag ik je helpen om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen en jouw administratieproces zo efficiënt mogelijk in te richten?

Danielle Buunk
Partner accountmanager
danielle.buunk@basecone.nl

Volg Basecone op Linkedin