Autorisatie module

Basecone is enige tijd geleden gestart met de ontwikkeling van een nieuwe autorisatie-module. Zoals de filosofie van Basecone ontwikkelen wij samen met klanten voor klanten. Onze test groep heeft de tijd genomen om ons te helpen en ons inzicht te verschaffen in hun processen, uitdagingen en wensen. Wij hebben onderzoek gedaan naar het huidige en gewenste gebruik van de flow van documenten en de wijze waarop documenten worden beoordeeld om vervolgens te worden goedgekeurd of afgekeurd.

Tijdens de gesprekken hebben wij enorm veel feedback ontvangen waar voor we iedereen heel dankbaar zijn. De getoonde interesse en het meedenken aan dit nieuwe proces worden door ons enorm gewaardeerd! De vier belangrijkste punten die wij hebben meegekregen zijn:

  • Autoriseren na boeken; hierdoor ligt de verplichting vast, autorisatie volgt hierop.
  • Meer overzicht in de documenten die klaar staan voor autorisatie.
  • Documenten op HOLD kunnen zetten als autorisator; hierdoor kan actie worden ondernomen zonder goed te keuren of af te keuren, terwijl inzicht blijft bestaan voor de beheerder van de workflow.
  • Automatisch aanwijzen van autorisatoren na het boeken op basis van verschillende criteria (bijv. crediteur of grootboekrekening).

De bestaande optie om te autoriseren voor het boeken zal blijven bestaan en gebruikt kunnen worden. Hieronder is een totaal overzicht te zien van de vernieuwde document flow in combinatie met het autoriseren na het boeken.

Gefaseerd lanceren

Om de hele module in een keer op te leveren brengt een hoop werk met zich mee. Omdat wij begrijpen dat dit een veelgevraagde en gewenste functionaliteit is, willen wij het proces in twee fases opleveren. Op deze manier kunnen we de belangrijkste functies eerder beschikbaar stellen, zodat iedereen dan al gebruik kan maken van het autoriseren na het boeken en automatisch een beter overzicht krijgt in de documenten die klaar staan voor autorisatie.

Hieronder zullen we gedetailleerd uitleggen wat we in fase één zullen opleveren en wat er in fase twee zal volgen:

Fase 1:

Tijdens de eerste fase zullen we het volgende beschikbaar stellen:

1. Handmatig toewijzen autorisatoren binnen het boekingsscherm
Op eenvoudige manier kunnen de gebruikers worden toegewezen die moeten autoriseren na het boeken en de volgorde waarin zij dat moeten doen. Dit kan met een maximum van drie autorisatoren.

2. Nieuw scherm voor de autorisatoren inclusief ‘ON HOLD’ functie
Autorisatoren zullen overzichtelijk alle gegevens kunnen inzien van de documenten die geautoriseerd moeten worden. Daarbij hebben zij de mogelijkheid om documenten ‘ON HOLD’ te zetten waarbij altijd een reden moet worden opgegeven.

3. Overzicht afgewezen documenten
Wanneer een document wordt afgewezen door een autorisator zal dit voor de accountant in een overzicht komen met documenten waarop actie moet worden genomen.

Het hebben en houden van overzicht is enorm belangrijk. Overzicht voor de gebruikers die documenten dienen te autoriseren, maar zeker ook voor die gebruikers die het proces bewaken en eventuele ‘problemen’ willen opvolgen of actie willen ondernemen.
Basecone heeft daarom bij de nieuwe en verbeterde schermen veel meer rekening gehouden met overzichtelijkheid.

Fase 2:

4. Automatisch toewijzen van autorisatoren
De ontwikkeling zal direct gestart worden na de oplevering van fase 1. In fase 2 gaan wij werken aan het automatisch toewijzen van autorisatoren binnen het boekingsscherm. Een boeking (transactie) bevat veel gegevens waarmee (automatisch) een toewijzing kan plaatsvinden aan één of meerdere gebruikers (autorisatoren).
Deze toewijzing kan ingesteld worden op basis van bijvoorbeeld naam van de crediteur, grootboekrekening, kostenplaats etc. Ook combinaties van deze elementen zal dan mogelijk zijn.

5. Concept naar definitief
In fase 2 zullen wij ook voor het boekhoudpakket Twinfield het updaten naar ‘Definitief’ beschikbaar stellen. Indien een document wordt geautoriseerd door een gebruiker die als laatste in de flow is aangemerkt, kan het wenselijk zijn om de boeking in het boekhoudpakket te updaten van concept naar definitief. Hierdoor is het dan mogelijk om de bijvoorbeeld facturen te laten opnemen in betaalbatches. Ook dit is een veelgevraagde optie en Basecone weet inmiddels dat dit voor het pakket Twinfield mogelijk is.

Basecone is al een eind op weg, onderstaande schermen zijn reeds ontwikkeld en zullen spoedig verder worden ontwikkeld en als geheel live worden gebracht. Wij zijn ons ervan bewust dat veel gebruikers zitten te wachten op deze module en waarderen jullie geduld. Wij kunnen nog geen harde deadline aangeven voor fase 1, maar willen op deze manier wel laten zien dat we progressie maken en deze nieuwe (vernieuwde) functie beschikbaar maken.