Autorisatiebeheer, workflow, elektronische – of digitale handtekening zetten, accorderen, dit zijn allemaal termen om aan te geven dat je akkoord bent of iets gezien hebt. Die krabbel zetten op de factuur waardoor jouw accountant of collega weet dat deze akkoord is. Of dit nu gaat om de inhoud, het boeken of om het betalen van de factuur. Waar we dit voorheen deden met de papieren factuur voor onze neus, willen we dit proces steeds vaker digitaliseren. Begrijpelijk, want hoe vaak ontvang je de factuur nog per post?

Al in 2015 was het voor ons logisch dat er in Basecone een autorisatie mogelijkheid moest zijn. Toentertijd was het uitgangspunt, de intensiever wordende samenwerking tussen de accountant en de ondernemer. Daarmee lag de focus initieel op autorisatie voor het boeken. Het bleek echter dat de markt nog niet klaar was voor deze adoptie.

In de praktijk bleek dat het MKB de autorisatie meer en meer omarmde als oplossing om de natte handtekening te vervangen door een digitale. Geen kwijtgeraakte facturen meer, maar een duidelijke vastlegging van de verplichtingen. Hieruit kwamen wensen voort als:

  • Autorisatie na het boeken;
  • Facturen vasthouden of blokkeren;
  • Facturen pas betaalbaar stellen na autorisatie;
  • Koppeling met de betaalruns van de diverse boekhoudpakketten;
  • Autoriseren per app;
  • Automatisch toewijzen van facturen aan de juiste personen;
  • Uitgebreide autorisatie flows.

Altijd alles weten over autorisatiebeheer en Basecone?

Gek genoeg bleef in eerste instantie de verwachte groei binnen autorisatiebeheer uit. Pas in 2019 ontstond een enorme groei. We zien nu een kleine 25.000 autorisatie gebruikers in ons systeem. Dit houdt in dat zo’n 16% van onze klanten gebruik maakt van autorisatiebeheer.

Covid-19 draagt op een pijnlijke manier bij aan de noodzaak om digitalisering hoger op de agenda te zetten. Voor zowel de accountant als de ondernemer. Facturen in de map aanleveren of hardcopy facturen door meerdere schijven van het bedrijf laten gaan voor die natte handtekening is in deze tijd nauwelijks mogelijk. Autorisatiebeheer wordt daarmee de kern van je automatisering. Door de autorisatieprocessen van je organisatie in de software vast te leggen, zorg je ervoor dat dit altijd gestructureerd, efficiënt en vaak zelfs automatisch verloopt. Bovendien heb je eenvoudig inzicht in welke stap van het proces je factuur zich bevindt en wie er nog digitaal facturen moet accorderen.

Op de vooravond van het automatisch boeken van facturen, wordt het belang van controle nog groter. Met robotic accounting willen we iedere stap van het proces (van aanleveren, boeken, autoriseren tot archiveren) het aantal menselijke handelingen terug brengen tot het minimum, zodat facturen volledig automatisch kunnen worden verwerkt. Dit doen we o.a. door slim om te gaan met technologieën als artificial intelligence en machine learning.

Op dit moment kun je al de eerste stappen nemen in gedeeltelijk automatische factuurverwerking. Dankzij het bulkboeken, boek je facturen met 10 stuks tegelijk weg. Het stoplicht principe, waarbij Basecone met groen aangeeft of de boeking compleet is èn het heldere overzicht van de te verwerken boekingen, ondersteunen je hierbij. Autorisatiebeheer zorgt ervoor dat de juiste mensen de boekingen en facturen aangeleverd krijgen om te autoriseren.

Wat ons opvalt is dat bulkboeken op dit moment nog nauwelijks wordt gebruikt. Bij navraag blijkt dat men het liefst iedere factuur wil zien, om bijvoorbeeld de omschrijving toe te voegen. Waarom doen we dit, terwijl je met 1 muisklik de onderliggende factuur naar voren haalt? Is het omdat we dit zo gewend zijn? Hoe gaan we automatisch boeken omarmen, als deze stap nog niet gezet is? Vertrouw je op het proces, op je mensen of regel je dit goed in?

Graag laat ik je in het volgende blog zien hoe je ervoor kunt zorgen dat jij je autorisatiebeheer, of die van je klant, volledig in beeld krijgt en kunt inrichten. Zodat je klaar bent voor de volgende stap in digitalisatie, automatische factuurverwerking.

Danielle Buunk
Partner Accountmanager
danielle@basecone.nl

Basecone

Blijf op de hoogte, schrijf je in en ontvang interessante updates: