Lees de verhalen van Basecone gebruikers

Meer dan 1.000 accountantskantoren
maken al gebruik van Basecone

“Basecone is voor ons een Tesla”

“Wij worden een softwarebedrijf dat klanten ondersteunt”

“Basecone – van schoenendoos tot succes”

Arjan Schipperus (Managing partner bij RS Finance)
‘Wij zijn boekhouders. En we doen meer!’ Die belofte is (ook) te lezen op de website van RS Finance, waar Arjan Schipperus aan het hoofd staat. Een fris, jong kantoor in Amsterdam waar ‘boekhouders met lef’ werken. Geen grote archiefkasten tegen de muren en stapels papier op het bureau, maar alles digitaal. IT is er ‘key’, met Exact Online als spil en een belangrijke koppeling met Basecone. Arjan: “Als ik hier even de vergelijking met auto’s mag maken; Basecone is de Tesla van het scannen en herkennen!”
De juiste tooling
“De gemiddelde leeftijd van onze medewerkers is 35, maar het zijn niet allemaal boekhouders die hier rondlopen. We hebben ook geheel niet de intentie om van iedere boekhouder een adviseur te maken. Het gaat erom dat je mensen vindt die aansluiten bij de behoeften in je organisatie. Daar moet je heel kritisch op zijn”, benadrukt Arjan Schipperus. Dat betekent de juiste mens op de juiste plek én ervoor zorgen dat die persoon over de juiste tooling beschikt om zijn werk goed te kunnen doen. Hij blikt even terug: “Ik had in mijn studententijd een administratiekantoor. Dat verkocht ik uiteindelijk in 2007, omdat het heel intensief was en ik toen niet genoeg grijze haren had om het goed te kunnen managen. Daarna werkte ik een aantal jaren als controller. Wat mij in die periode duidelijk werd, is dat je als boekhouder of administrateur sec maar heel weinig toegevoegde waarde levert. In de rol van controller zit je midden op de bal, ga je elke week om tafel met de ondernemer en kun je ook frequent feedback geven op wat die ondernemer aan het doen is. Op die manier kun je keuzes maken op basis van goed onderbouwde informatie. Vanuit dit soort inzichten zijn we in 2013 met ons vieren aan de keukentafel begonnen met RS Finance.”
Meer dan scan en herken
Arjan: “Exact Online biedt heel veel mogelijkheden. Zo hebben ze vanuit de boekhouding ook extra modules ontwikkeld, in de sfeer van productie, handel en projectmanagement. Een aantal specialistische spelers, zoals Basecone, heeft voor een specifiek deel van het proces mooie toepassingen gebouwd en vormt daarmee een waardevolle aanvulling op Exact Online. Basecone is een scan- en herkenoplossing, waarbij je het element ‘scan en herken’ moet zien als een fundament waar ze aanvullende functionaliteiten bovenop gebouwd hebben. Zodra een factuur binnenkomt, gaat deze door de ‘scan- en herkenstraat’, waarbij het niet uitmaakt in welk bestandsformaat die factuur binnenkomt. Daarna wordt de factuur aangeboden ter autorisatie. Na goedkeuring wordt deze de boekhouding ingeschoten. De belangrijkste reden waarom wij met Basecone zijn gaan werken, is die autorisatieflow – de afdeling operations bestelt, de lijnmanager keurt goed en de DGA geeft akkoord voor betaling. Dat heb je niet in andere pakketten. Wat ook meespeelt, is dat Basecone een 100%-cloudoplossing is; documenten worden tot 10 jaar opgeslagen bij Basecone en ook als kopie-pdf in het online dossier bij Exact Online.”
Leveranciersrelatie
Arjan: “Goede software is uiteraard belangrijk, maar dat geldt ook voor de relatie met je leverancier. Bij Basecone hebben we direct toegang tot de productmanagers. Daar kan ik gemakkelijk mee bespreken wat hun plannen zijn en de onze, wat er goed gaat en wat er beter kan. De werkbaarheid van een oplossing bepaalt immers wel in enige mate het succes. Nog maar even een parallel naar de autowereld; alle auto’s brengen je van A naar B, maar sommige blijken een trapkar te zijn. Voor ons is Basecone de Tesla onder de scanoplossingen; behalve het scannen hebben ze erg goed nagedacht over de functie binnen de organisatie. Zij hebben veel aanvullende functionaliteit ontwikkeld, zoals autorisatieschema’s, een app voor bonnetjes en een goede archieffunctie. Door de gebruiksvriendelijke interface is het heel goed toepasbaar.”
Waarde
RS Finance steekt veel tijd in het testen van hun software en het opleiden van medewerkers om die software goed te leren gebruiken. Arjan: “We groeien goed als kantoor en we investeren dus veel in onze organisatie. Dat zijn bewuste keuzes. Het mooie van mijn werk? Wanneer je ziet dat je een ondernemer echt naar een next level brengt. Klein voorbeeldje: wij deden de boekhouding voor een IT-bedrijf, dat nog met een offline boekhoudpakket werkte. De secretaresse daar was twee dagen per maand bezig om exports uit het boekhoudpakket te maken en informatie toe te voegen, om zo tot meerdere rapportages te komen.
Blije ondernemers
Als complicerende factor werd er ook nog met verschillende teams gewerkt, waardoor heel veel moest worden uitgesplitst. Daar zijn we naast gaan zitten en we hebben het proces opnieuw ingetekend: je begint met Basecone voor je factuurverwerking, dat koppel je aan Exact, met Visionplanner voor de teamrapportage en Nmbrs voor je salarisadministratie. Dat scheelde dit bedrijf heel veel tijd, ook omdat ze nu vanuit de rapportage direct kunnen doorklikken naar de onderliggende informatie, en omdat alles digitaal beschikbaar en direct inzichtelijk is. Dan zie ik weer een blije ondernemer!’
“Bijvoorbeeld: je ontvangt in maart je telefoonrekening over februari. Basecone verwerkt die informatie direct in de specificatieregel bij de inkoopfactuur”
Niet per se sneller, wel beter
Mensen denken vaak dat scan en herken minder werk oplevert voor het verwerken van inkoopfacturen. Dat is een onjuiste aanname, geeft Arjan aan. “Je moet namelijk toch altijd alle factuurtjes nakijken. Het nakijken in Basecone kost gemiddeld evenveel tijd als het intikken van een inkoopfactuur in een boekhoudpakket. Alleen, je hoeft nu niet meer met ordners heen en weer te slepen en je kunt gemakkelijker doorklikken naar achterliggende informatie. Bovendien is het eenvoudig om meer gegevens van de facturen over te nemen en leveranciersgegevens aan te vullen, zoals de bankgegevens, waardoor de kans op typefouten afneemt. De kwaliteit van de informatie die Basecone scant, is beter dan die van andere scan- en herkenoplossingen. Bijvoorbeeld: je ontvangt in maart je telefoonrekening over februari. Basecone verwerkt die informatie direct in de specificatieregel bij de inkoopfactuur, zodat deze altijd goed geboekt wordt.
Controle
Maar weet dus ook bij volgende telefoonfacturen: hier moet worden toegevoegd dat deze kosten gemaakt zijn over de voorgaande maand. Daarnaast is het voor onze klanten belangrijk dat je de hele documentflow kunt zien: wie heeft het document ingestuurd, goedgekeurd of afgekeurd? En de mogelijkheid om extra opmerkingen aan een document te hechten, zoals een aanwijzing op welk projectnummer de betreffende factuur betrekking heeft. Daardoor kun je gelijk goed boeken.” Ter afsluiting merkt Arjan op: “Je moet altijd op zoek zijn naar de juiste oplossingen. Zijn er manieren om het werk op enige manier beter, sneller, efficiënter te doen? Wanneer er op onderdelen betere oplossingen beschikbaar zijn, moet je daar serieus naar kijken. Je zit er voor je klant!”
Bas Bergkamp (Eigenaar/adviseur bij Verstraten & Partners)
Bas Bergkamp, eigenaar en adviseur bij Verstraten & Partners in Hoofddorp. Het 13 medewerkers tellende MKB-kantoor is bezig met een interessante transformatie. Misschien gaat het nog wel verder dan dat, en lijkt het nog het meeste op jezelf opnieuw uitvinden. In 2012 telde het kantoor 19 medewerkers en werkten Bas en zijn collega’s met software die steeds minder goed beviel. Reden waarom Bas en mede-eigenaren Erik Verstraten en Jozef Braam elkaar op een gegeven moment diep in de ogen keken: ‘Dit kan niet meer, het moet anders’. Inmiddels is het kantoor vier jaar verder en gáán dingen ook fundamenteel anders. “Wij worden een softwarebedrijf dat klanten ondersteunt.”
Veranderingen
Voor Bas en zijn collega’s gaat 2012 de boeken in als het jaar van knopen doorhakken en keuzes maken; eerst de uitgangspositie bepalen, daarna de nieuwe stip op de horizon zetten. Bas: “Als eerste hebben we onze database omgegooid. Vervolgens hebben we nog een jaar doorgewerkt met de oude software voor de financiële administratie. Dat was een bewuste keuze; onze medewerkers hadden het niet getrokken als we alle veranderingen tegelijk hadden doorgevoerd. In jaar twee hebben we de nieuwe database geïmplementeerd en de facturatie en rapportgenerator veranderd.”
Het moet echt passen
“Toen hebben we ook gezegd – en daar sta ik nog steeds vierkant achter – ‘wij willen alleen software hebben die écht bij ons kantoor past’. En met dat ‘echt passen bij’ bedoelen wij dat we alleen het standaarddeel van de software gebruiken; we laten niets verbouwen of aanpassen, omdat: a) die software dan mogelijk minder gemakkelijk koppelt met andere software; en b) daar sowieso een extra prijskaartje aan hangt. Wij hebben daarom ons kantoor aangepast aan de software, niet andersom. Daarin zijn we net even anders dan een hoop andere kantoren.”
Mijlpaal
“In de periode 2012 – 2014 zette het kantoor een strategische afslanking in, waardoor het aantal medewerkers terugging van 19 naar 13. Tegelijkertijd wordt meer omzet gedraaid met minder mensen. Belangrijke aanjager daarbij was de keuze voor Basecone als scan- en herkenoplossing. Facturen die binnenkomen gaan linea recta de scan- en herkenstraat van de software in, ongeacht het bestandsformaat waarin deze binnenkomen. Daarna worden ze, na goedkeuring, doorgezet in de boekhouding. Bas: “Toen ik mijn collega’s er voor het eerst kennis mee liet maken, werd al snel duidelijk dat alles hiermee simpeler en sneller gaat, ook omdat de scoringskans dat-ie wat oppakt, vele malen groter is. Dit zorgde voor draagvlak. Bovendien zit er binnen de software een tool voor mijn klanten.”
Alles kunnen koppelen
“Basecone werd vervolgens het primaire vertrekpunt voor de verdere uitbouw van de IT-infrastructuur van Verstraten & Partners. Bas stelde daarbij maar één eis: alle andere software moet naadloos aan Basecone te koppelen zijn. “Een medewerker attendeerde ons op AccountView als boekhoudprogramma; een prima pakket om zelf in te werken. In de praktijk duurde het vervolgens wel even voordat we de koppeling tussen Basecone en AccountView realiseerden. Dat lag echter voor een belangrijk deel aan het feit dat wij op dat moment pas het tweede kantoor waren waarbij deze koppeling gemaakt werd. Hierdoor zaten we in een soort testfase, waarbij we optimale medewerking hebben gehad.”
Flexibel
Bas vervolgt: “De partijen die nu willen koppelen tussen AccountView en Basecone hebben het in die zin een stuk gemakkelijker, omdat Visma Webservices operationeel is. Ander pluspunt: wij gebruiken Basecone zelf, maar we mogen alle klanten (die gewoon hun eigen software hebben) meenemen in ons abonnement. Wij geven daarbij aan hen mee dat ze van ons gerust in hun huidige pakket mogen blijven werken, maar dat wij wel graag willen dat ze koppelen met Basecone. Overigens, het lijkt misschien wel of alleen het technische aspect zwaar weegt, maar wij vinden het ook erg belangrijk dat Basecone je het gevoel geeft dat ze een kleine, flexibele partij zijn, die benaderbaar is en graag mee wil denken. Ze hebben bijvoorbeeld ook alle koppelingen met hun software bij onze klanten geregeld. Als wij een vraag hebben, hoeven we geen drie weken op antwoord te wachten. Niet onbelangrijk.”
“Accountantskantoren behoren straks tot de meest gerobotiseerde ondernemingsstructuren“
Toekomst
“Accountants- en belastingadvieskantoren behoren straks tot de meest gerobotiseerde ondernemingsstructuren. Wij denken dan ook dat ons kantoor over vijf jaar nog uitsluitend uit adviseurs bestaat. Niet meer uit mensen die van negen tot vijf de administratie verwerken. Over een paar jaar heb je geen verwerkers meer nodig, maar beoordelaars. Ik hoop zelf dat er nog een nadere standaardiseringsslag volgt, een standaard rekeningschema, waardoor het voor elke factuur gewoon vaststaat op welk rekeningnummer die geboekt moet worden.” Bas constateert dat de veranderingen snel doorzetten. “Wij zijn papierloos gestart in 2012, waardoor alles nu o.a. in pdf-bestanden gaat. Drie kwartier bezig zijn met het inbinden en versturen van een jaarrekening? Das war einmal! Zo hebben we in twee, drie jaar tijd een grote slag gemaakt.”
Tussentijdse rapoortages
De volgende stap is de nieuwe tool voor tussentijdse cijfers, meldt Bas. “Als de administratie bijgewerkt is, kunnen wij er zo een kwartaalrapportage en begroting van maken. En ja, daar maken wij onze klanten warm voor. Het mooie daarvan? Als wij de klant één keer laat zien hoe het werkt met tussentijdse cijfers, dan zien we gelijk dat die klant anders gaat denken. Die wil ontwikkelingen met ons bespreken: ‘Wat moet ik doen om eind dit jaar op het beoogde resultaat uit te komen?’. Wij hebben voor deze tool een redelijke investering gedaan, maar die is zo terugverdiend. Met één druk op de knop helpen wij onze klanten aan een rapportage die inzicht geeft in de maandelijkse ontwikkeling en de te verwachten forecast. Het impliceert wel dat wij op korte termijn onze medewerkers moeten omscholen naar adviseurs. Onze klanten verwachten namelijk dat wij, naast fiscale en financiële advisering, ook regelmatig met hen om tafel gaan om proactief mee te denken.”
Marita Sloetjes (Westerveld & Vossers)
Ruim een jaar na de start van een periode van intensief werken met Basecone komt ineens de vraag: ‘Vertel daar eens iets over. Hoe is dat gegaan en wat zijn jullie ervaringen?’
Terug in de tijd
Tja, en dan ga je een aantal jaren terug in je gedachten om de omslagpunten te zoeken die ons hebben gebracht waar we nu staan. Na wat nadenken, mails nazoeken, en terugkijken in de agenda, passeren de diverse stappen weer de revue. En als je dan ziet dat we zijn begonnen met niks digitaal en dat we nu een superenthousiaste Basecone-gebruiker zijn, is de conclusie dat er wel stappen zijn gezet. Dat we nu zover zouden zijn hadden we wel gehoopt, maar bijna niet durven dromen in 2011/2012.

In 2011 maakten we voor het eerst kennis met het scanboeken. Dat was met Unit4 Paperless – een nieuw programma waarvan een ding zeker was: dit was een heel andere manier van werken dan we met z’n allen gewend waren. Dat kostte moeite, tijd, doorzettingsvermogen en het vroeg om een andere werkwijze. En dat was in die tijd nog te hoog gegrepen. We boekten een paar administraties, maar er zat geen vooruitgang in en we bleven al snel op een bepaald niveau steken. Dat lag ook zeker aan ons zelf, want we misten toen nog de echte drive om het nieuwe werken te adopteren.

Toen in 2012 Yuki zich aandiende, zijn we dat gaan proberen: dat leek veelbelovend, we zijn met twee mensen op cursus gegaan en gingen ermee werken. Maar daar ontstond een probleem waarvoor de eigenaar van Yuki ons al had gewaarschuwd: onze mensen zijn in hun functie van assistent-accountant te slim! Ze konden niet overweg met software waarin alles achter de schermen wordt geregeld en hadden het gevoel de grip op de administratie volledig kwijt te zijn. En dan is de fase van wanhoop heel dichtbij. We hebben er een jaar mee geworsteld, maar het werkte voor ons kantoor niet. Onze mensen waren diepongelukkig en dat had zijn weerslag op de betreffende klant.

Veranderingen
In 2013 hebben we dan ook afscheid genomen van Yuki en zijn we teruggekeerd naar Unit4 Paperless. Daarmee konden we namelijk blijven werken in Accounting, de financiële applicatie waarmee onze mensen goed vertrouwd waren.

We hebben Paperless in 2013 een doorstart gegeven op ons kantoor. Daarvoor hebben we tijd beschikbaar gesteld en zo werd het scanboeken een serieuze ontwikkeling. We zetten er een apart team op: zeven mensen die samen de administraties verwerkten en zoveel mogelijk gebruikmaakten van elkaars kennis en ervaring. Het team draaide goed, kreeg steeds meer administraties te verwerken, maar het liep nog vast op de aanlevering. Er waren wel klanten die hun facturen scanden en aan ons mailden, maar ze waren er druk mee en zelf hadden ze er niet zo veel aan. Het liep dus wel, maar niemand van ons was nog echt blij.

En toen kwam Basecone beschikbaar! In een vroeg stadium gingen we testen en met hulp van Wim Ströhmeyer van Unit4 en de supportmedewerkers van Basecone hebben we de eerste administraties verwerkt. En hoewel het wennen was en er nog wat software-aanpassingen nodig waren, zag het er goed uit. Zo goed zelfs, dat we direct na de testperiode besloten met al onze administraties over te stappen op Basecone. Een grote stap, die we vol overtuiging hebben genomen. En daarvan hebben we geen moment spijt gehad. Door die goede testfase was er voldoende draagkracht onder onze mensen. Daardoor kon ook het team dat administraties verwerkte vanaf het begin goed aan het werk met Basecone.

Facturen kunnen dagelijks of wekelijks worden aangeleverd en worden ook minimaal eens per week verwerkt.
Alles kunnen koppelen

Vanaf dat moment kreeg het scanboeken goed vorm. Basecone werkte voor ons snel en goed. En ook onze klanten hadden er eindelijk iets aan. We konden ze toegang geven tot hun eigen digitale archief, zodat ze ook zelf de voordelen ervan konden ervaren. Dat was nieuw, dat kenden wij niet en de klanten ook niet.
Omdat de uitrol goed liep en we de klanten daarbij wilden betrekken, organiseerden we kleinschalige klantensessies, samen met Unit4. Dat waren succesvolle bijeenkomsten: de opkomst was goed, klanten konden hun vragen en onzekerheden kwijt en ze werden direct te woord gestaan. Omdat de werking van Basecone op die manier tastbaar werd en binnen handbereik kwam van die klanten, was de mate van adoptie hoog. Er waren klanten die nog dezelfde dag hun facturen gingen uploaden en mailen, en met hun inlogcodes hadden ze vanaf het begin toegang tot hun eigen administratie.

Het kost klanten niets extra; sterker nog: ze zijn nu bij met de aanlevering van hun administratie. Facturen kunnen dagelijks of wekelijks worden aangeleverd en worden ook minimaal eens per week verwerkt. En geen stapels papier dus meer op hun bureaus! Wij merkten het voordeel ook direct, want de werkpieken spreidden zich en vlakten af. De eerste btw-aangiftes kunnen op de tweede of derde dag van een zogenaamde btw-maand worden afgerond en ingediend. Dat geeft ons als accountantskantoor lucht en de klant weet tijdig waar hij met de btw-aangifte aan toe is. Ook met andere zaken is het erg fijn: als een klant in de loop van het jaar een financiering wil aanvragen, hoeven we niet eerst de administratie op te vragen en halsoverkop te gaan boeken, maar is het gewoon al klaar. Hoe mooi wil je het hebben?

Flexibel
En dan komt het moment dat we als accountantskantoor onze blik naar voren kunnen richten, in plaats van altijd terug te kijken naar de cijfers van het verleden. Ook dat vergt van medewerkers een andere werkwijze en is dus een leerproces. Maar daar werken we aan.
Tegelijkertijd proberen we onze administratie te laten aansluiten op andere applicaties die gegevens produceren die we tot nu toe handmatig overtypten. Een mooi voorbeeld daarvan is de loonadministratie in Loket. Vroeger moesten we die journaalposten met de hand overtypen in ons financiële pakket. Met wat tussenstappen zijn we nu zover dat er geen handmatig boeken meer plaatsvindt rond het boeken van loonkosten. Als de berekening klaar is, worden de cijfers nog dezelfde dag automatisch ingelezen in Unit4 Accounting.

Speciaal voor onder meer woon-zorgvoorzieningen hebben we ons toegelegd op het automatisch inlezen van hun urenregistratie in TactiPlan. De medewerkers leggen hun uren digitaal vast en die data vormden de basis voor de loonberekeningen op ons kantoor. En zo is de tijd tussen uren vastleggen door de werknemers bij de klant en de verwerking in de financiële administratie tot een minimum beperkt.
Voor installatiebedrijven bekijken we nu de mogelijkheden om verkoopfacturen eenvoudig op te stellen. Elke klant kan deze facturen eenvoudig maken in de Unit4 Multivers Management Monitor. Maar hoe makkelijk zou het zijn als er al een conceptfactuur klaarstaat zo gauw de werkzaamheden op de projectlocatie worden ingegeven? Zover is het nu nog niet, maar de ontwikkelingen gaan snel.

“We weten uit eigen ervaring wat iemand voelt die papier moet loslaten omdat alles digitaal wordt.“
Toekomst

Ook zijn we bezig met projecten waarbij we klanten zelfs volledig ontzorgen over hun financiële administratie. De klant hoeft zijn facturen slechts in Basecone te zetten. We werken met een accorderingsmodule, zodat de klant elke factuur wel op zijn laptop/mobile device ziet langskomen en kan beoordelen. Na accordering worden de betalingen voor hem klaargezet bij de bank en hoeft hij alleen nog maar een betaalbatch te verzenden met zijn pincode.

En dan kijken we ook al vooruit. Veel facturen komen nu nog binnen op het mailadres van de klant, maar waarom zou hij ze niet gelijk naar Basecone laten mailen? Facturen komen binnen als pdf of jpg en moeten – afhankelijk van de kwaliteit – nog handmatig worden aangevuld of gecorrigeerd. Maar je hoort steeds meer over UBL-facturen: die zijn zuiver digitaal en foutloos en kijk eens wat er dan kan gebeuren.
Serieuze ontwikkelingen met een grote impact op de verwerking van administraties en dat ligt niet eens zo ver in de toekomst.

Flexibel
We willen daarin als kantoor meegroeien en klaarstaan voor nieuwe ontwikkelingen, zodat wij zelf, maar ook onze klanten, kunnen aanhaken zonder de boot te missen. Dat vergt een andere manier van ontwikkelen van onze mensen, ook van degenen die minder direct bij het boekproces zijn betrokken. Dat is een grote uitdaging, omdat deze verandering als eng worden ervaren. Het is nieuw, wekt weerstand en wantrouwen en dat moeten we omzetten in een positieve omarming van de nieuwe mogelijkheden die wij onze mensen bieden. Een uitdaging, waarbij we vooruit willen kijken naar een wellicht onzekere, maar zeker bijzondere toekomst. Daar willen we bij zijn, zodat we ook na morgen onze klanten van dienst kunnen zijn op manieren die we nu misschien nog niet kennen, maar die over een paar jaar zomaar gemeengoed kunnen zijn.
Westerveld en Vossers heeft de eerste stappen vooruit durven zetten. We trekken samen met Basecone op, kijken naar de punten waarin we elkaar kunnen versterken zodat 1 + 1 3 wordt. We kijken nieuwsgierig en vol vertrouwen vooruit.

We weten uit eigen ervaring wat iemand voelt die papier moet loslaten omdat alles digitaal wordt. Maar we spreken ook vanuit ons hart als we zeggen dat het werkt! Deze overgang is het vertrouwen waard en we helpen onze klanten graag om hierin de weg te vinden.

Biemans
gewoon
Westerveld en Vossers
Phidra
ctrl
Cloudia
Deloitte
Koenen en Co
Witlox Van den Boomen
Bentacera
Rsult
van Noord Accountants
Lenssen
Jan Online
Visser & Visser
Maas Accountants
RS Finance
Dapas
inzaken
Verstraeten & Partners
van Lienden en Kooistra
vhm | abc
De Schipper Groep
Ten Kate Huizinga
Van der Laan Groep
Syfers
Van Oers
Van 't Hul